Ferncliff har jobbet målrettet med en full gjennomgang av alle hovedsamarbeidspartnere for å effektivisere alle prosesser og redusere unødige kostnader, opplyser Gjethammer.

Automatisert dokumentflyt

Ferncliff arbeider for en fullautomatisering og effektivisering av dokumentflyten i selskapet. Forsystemet som håndterer trading (sluttsedler) er integrert med XLEDGER.NET for regnskapet og dette er videre integrert med Cognos Controller for konsolidering. Det gjenstår å automatisere og digitalisere håndteringen av sluttsedlene. Tidligere leverandør av regnskapet hadde meget tunge og komplekse rutiner for å løse regnskapet basert på et gammeldags system hvor alt ble håndtert manuelt. Ferncliff fikk ikke kontroll eller oversikt med egen økonomi eller kostnadene knyttet til å produsere regnskapet. Den tidligere leverandøren gjorde heller ingen forsøk på å endre eller effektivisere prosessene. Det var uoversiktlig for Ferncliff hvilke personer som egentlig utførte arbeidet for dem. Og det var viktig at Ferncliff kunne møte de som faktisk skulle levere oppdraget ansikt til ansikt, slik at nødvendig tillit ble etablert mellom partene.

Fullintegrert system

Ferncliff ønsket drastisk endring og involverte alle de største leverandørene i Norge til en anbudsrunde. Valget falt på Amesto Business Partner med XLEDGER.NET som system for leveransen. Revolusjonen ligger i at tidligere måtte man integrere en mengde forskjellige systemer og manuelt arbeid med tilhørende kostnader. Løsningen er nå et fullintegrert standard system. Totalkostnadene er estimert til å bli halvert i forhold til tidligere leverandør. På løpende bokføring er estimert kostnad pr bilag redusert til 1/3 av tidligere kostnad. Her er noen råd fra Gjethammer til andre selskaper som er i samme situasjon: CFO-er må tenke nytt og utnytte en samarbeidspartners muligheter. Det er helt vesentlig å få oversikt over nåsituasjonen. Alle arbeidsprosesser knyttet til administrative prosesser må kartlegges. Hva gjør egentlig de ansatte som er involvert i dette. Når man har fått en totaloversikt må det lages en plan for hva selskapet skal håndtere selv, og hva som bør settes ut. Produksjonen av regnskapet bør settes ut slik at selskapet kan fokusere på sin kjernevirksomhet, noe Ferncliff har gjort. Videre må man ha kompetanse på hva man vil oppnå og hvordan man vil oppnå dette. Jo større bestillerkompetanse selskapet har på en tjeneste de skal kjøpe inn jo større sannsynlighet er det for at tjenesten blir effektiv, fungerer over lang tid og gir ønskede gevinster. Det har vært kritisk for Yngve Gjethammer å velge en langsiktig strategisk samarbeidspartner som leverer kvalitet og har evne og vilje til å utvikle seg sammen med Ferncliffs behov. Amesto Business Partners kombinasjon som ledende både på systemimplementeringer og tjenesteleveranser har vært en viktig årsak til suksessen i samarbeidet. Områder der Ferncliff har automatisert prosessen er:

• Skanning av faktura, som sendes på digital arbeidsflyt for kontroll og godkjenning

• Ved bokføring skjer betaling, bokføring og avstemming av bank automatisk

• Innført ekstra sikkerhet med dobbelt godkjenning før utbetaling

• Regnskapet er alltid à jour, alle bankkonti er alltid à jour

• Ledelsesinformasjon med likviditet, fordringer, topp og bunnlinje på web

• Full drilldown fra regnskap og ned på hvert enkeltbilag med kontering

• Fullstendig dokumentasjon på alle bilag ligger i systemet digitalt

• Tilgjengelig på nett 24/7

• Selvbetjening – ansatte fører reiser, utlegg og timer

• Fullstendig fakturering fra systemet

• Frihet til å velge hva kunde selv skal utføre og hva partner skal utføre

• Alle funksjoner er i ett system – ferdig integrert – rent web

• Valuta er automatisert

• Kunde- og leverandørinformasjon kommer direkte fra Brønnøysund

• Fullstendig rapportering, nøkkeltall og informasjon

• Konsernmodell med regnskapet til alle selskapene i ett system