Repstad Anlegg har full kontroll på prosjektene
Bilag i Finansavise
n, juni 2009
Mer rasjonell timeregistrering, bedre kontroll på timeforbruk og bedre tilgang til konomisystemet for avdelings- og prosjektkontorer er noen av gevinstene som Repstad Anlegg allerede har oppnådd etter at de tok i bruk XLEDGER.NET.
Oversikt over styringsinformasjon
Dette bekrefter økonomisjef Rolf Stig Prestvold hos Repstad Anlegg. Han forteller også at ledelsen har fått bedre oversikt over sentral styringsinformasjon som likviditet, timeforbruk, resultat og balanse og bedre spørremuligheter, hvilket betyr at de nå har større mulighet til å igangsette tiltak siden data nå er mer à jour.
Mange prosjekter gående
Repstad Anlegg er i dag en av Sørlandets største maskin entrepenører med fire datterselskaper, 80 ansatte og budsjettert omsetning i år på 204 millioner. Med mange prosjekter gående til enhver tid, som involverer alt fra kontraktsforhandlinger og underentrepenører, innkjøp av varer, ledelse av egne ansatte til gjennomføring og sluttoppgjør, sier det seg selv at prosjektstyring er viktig hos Repstad Anlegg.
Ny hverdag for prosjektlederne
Ja, vi har mange baller i luften samtidig, så prosjektlederne har en viktig funksjon, forteller Prestvold videre og trekker frem noe av det de har oppnådd allerede; - Etter at vi tok i bruk XLEDGER.NET mottar prosjektlederne alle inngående fakturaer elektronisk og attesterer og godkjenner også elektronisk. Vi sender ikke lenger ut papirer til godkjenning, og fastlønnede registrerer timene rett i XLEDGER.NET. Etter hvert vil også de timelønnede som jobber ute på prosjektene registrere timene i XLEDGER.NET. Våre prosjektledere har fått en helt ny hverdag med bedre oversikt gjennom muligheten til å følge opp det enkelte prosjekt rett i regnskapet. Her kan de også drille seg ned på bilagsnivå ved enkle tastetrykk for kontroll av enkeltbilag, og de ser prosjektrapporter umiddelbart. Så både kontroll og styring er blitt vesentlig bedre.
Grundig forarbeid
Men en vesentlig årsak til at vi er kommet såpass raskt og godt i gang er grundig forarbeide og opplæring. Vi kjente noe til XLEDGER.NET fra før gjennom vår samarbeidspartner ProØk Økonomi og Prosjektstyring, som er partner av XLEDGER. De er blant annet regnskapsfører for et av våre datterselskaper – Rørhuus Anlegg – som tok i bruk XLEDGER.NET 1.1.2008. Dermed fikk vi litt kjennskap og brukererfaringer med systemet før vår egen implementering. I Repstad Anlegg tok vi systemet i bruk fra 1.1.2009 og brukte tre til fire uker på forberedelser og jobbet intenst de første ukene sammen med en innleid konsulent fra XLEDGER. I denne perioden la vi også stor vekt på opplæring av prosjektlederne i forbindelse med den elektroniske arbeidsflyten. Vi har også laget beskrivelser og vi har kalt inn ansatte til jevnlige samlinger der vi på storskjerm har vist ulik funksjonalitet parallelt med individuell opplæring.
Kortere implementering enn forventet
Økonomisjef Rolf Stig Prestvold er godt fornøyd med hvor langt de er kommet i dag. – Ved overgang til et nytt regnskaps- og økonomisystem er det alltid noen utfordringer som må løses. Prosessen blir gjerne mer omfattende enn forventet idet man gjør endringer i økonomimodellen, arbeidsfordeling og rutiner. En utfordring er også at det gjerne tar lenger tid enn man tror for de ansatte til å sette seg inn i det nye systemet. Likevel vil jeg si at vi brukte mindre tid enn forventet, tatt størrelsen på vår virksomhet i betraktning.
Repstad Anlegg tilbyr et vidt spekter av tjenester til private byggentreprenører, kommuner og andre offentlige oppdragsgivere - hovedsakelig i Agder-fylkene. Selskapet har en budsjettert omsetning for 2009 på 204 millioner og 80 ansatte. I tillegg kommer fire datterselskaper. Repstad Anlegg samarbeider tett med regnskapsbyrået ProØk Økonomi og Prosjektstyring.
< tilbake